L'autentica di copia è un'attestazione di conformità a un originale che può essere effettuata dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento. L'autentica può inoltre essere effettuata da un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal Sindaco. Nel caso in cui il cittadino debba presentare copia autentica di un documento ad amministrazioni pubbliche o a gestori di pubblici servizi, l'autentica della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell'originale.
L'art. 19 del DPR 445/2000 prevede la possibilità di sostituire l'autentica di copia di un documento con la dichiarazione di conformità all'originale, effettuata con dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà. In particolare è possibile attestare che è conforme all'originale:
- la copia di un atto o di un documento rilasciato o consegnato da un'amministrazione pubblica
- la copia di una pubblicazione, di un titolo di studio o di servizio
- la copia di documenti fiscali che devono obbligatoriamente essere conservati dai privati
La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà che attesta la conformità all'originale di una copia va sottoscritta dall'interessato davanti al dipendente addetto o presentata con la fotocopia del documento d'identità della persona che l'ha firmata e non è dovuta l'imposta di bollo. Per l'autentica di copia davanti al pubblico ufficiale presso il quale è depositato l'originale o al quale deve essere prodotto, o davanti ad altro pubblico ufficiale, è dovuta l'imposta di bollo.
La sottoscrizione delle domande rivolte alla pubblica amministrazione o a gestori di pubblico servizio non è più soggetta ad autentica se la firma è apposta alla presenza del dipendente addetto, competente a ricevere la documentazione. Se la domanda, debitamente firmata, è trasmessa a mezzo posta o via fax deve essere allegata fotocopia, non autenticata, di un documento di identità dell'interessato. La sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per l'assunzione a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, nonché ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali non è soggetta ad autenticazione.
La legalizzazione della fotografia, prescritta per il rilascio dei documenti personali, viene effettuata direttamente dall'amministrazione competente al rilascio del documento stesso. Il diretto interessato deve presentarsi munito di:
- fotografia
- documento di riconoscimento in corso di validità
La legalizzazione della fotografia è esente da bollo.
